1、不符合項定義：與審核準則不符，或能導致不合格偏差。

2、不符合的形成：

2.1、標準或客戶所要求的沒有策劃到，即文件不符合標準或客戶規定；

2.2、文件要求的沒有做到，即現狀不符合文件要求；

2.3、做到的沒有達到目標，即結果不符合目標。

3、不符合項分類：

3.1、嚴重不符合項：

3.1.1、質量體系缺項或完全不滿足IATF規范或客戶規定；

3.1.2、對于某項要求存在多個一般不符合項，可能導致整個質量體系無法運行，同樣視為嚴重不符合項；

3.1.3、任何可能導致不合格產品發運至客戶處的不合格；

3.1.4、任何導致產品或服務失效或預期的使用功能/性能失效或嚴重降低的不合格；

3.1.5、根據經驗判斷，可能導致質量體系失效；

3.2、一般不符合項：

3.2.1、不符合IATF或客戶規定，但不會導致質量體系失效；

3.2.2、組合文件化質量體系一部分不符合IATF或客戶規定；

3.2.3、在組織中質量體系發現某個條款失誤；

3.3、觀察項或改進項：

3.3.1、根據審核方提供的審核信息，或根據經驗判斷有發生不符合的可能，如果不加以控制則可能出現不合格，以觀察建議項提出；

3.3.2、根據受審核方體系運行績效/運行能力，認為在現有業績的基礎上還有能力進一步提升。

4、不符合項的描述：

4.1、有可追溯性，寫明所涉及的地點、時間、人物、發生的不符合事實；

4.2、事實準確、可驗證，不遺漏任何有用的信息，語言簡潔；

4.3、易于理解，觀點和結論要從事實描述中自然顯露；

4.4、使用受審核方的專業術語。